Näin toimitilan suunnittelu ja vuokraaminen etenevät

Työpaikan toiminnallisten haasteiden ratkominen on kokonaisvaltainen prosessi, joka lähtee liikkeelle yrityksen liiketoiminnan tarpeista. 

Työympäristön muutostarpeiden määrittely tai muutosten hallinta vaativat yrityksiltä aikaa ja resursseja taustakartoituksineen ja selvityksineen.
Muutosprosessissa hyödynnetään usein ulkopuolisen asiantuntijan apua esimerkiksi tukemassa muuttoon valjastettua projektiryhmää työssään.

1. Muutostarve

Kaikki lähtee yrityksesi tarpeen määrittelystä. Tarvitaanko lisää tilaa, halutaanko yhdistää olemassa olevia toimintoja tai haetaanko kustannussäästöjä pienemmillä toimitiloilla? Halutaanko toimitilat parempien liikenneyhteyksien varrelta vai kenties modernimmat toimitilat?

2. Muutoksen toteutus 

Toteutusvaiheessa tehdään yksityiskohtainen tilankäyttö- sekä kalustussuunnittelu. Tilojen ylläpidon helppous, osastojen keskinäinen vuorovaikutus ja monimuototilojen ratkaisut edistävät yhdessä asetettuja tavoitteita sekä sitouttavat henkilökuntaa positiivisella tavalla. Myös itse muutto vaatii valmistelutyötä sekä muutosta viestimistä henkilöstölle.

3. Toimitilakartoitus 

Tässä vaiheessa kartoitetaan vapaana olevat kiinteistöt ja toimitilat määriteltyjen tarpeiden mukaan. Tämä vaihe pitää myös sisällään esittelyt ja vuokratarjousten arvioinnin.

4. Analysointi

Tarvekartoituksella selvitetään yrityksesi eri osastojen toiminnot ja tavoitteet. Tämän avulla tuotetaan tietoa henkilöstösi tarpeista, toiveista ja kehittämiskohteista sekä määritetään tavoitteet tekemiselle tai uudenlaisille tilantarpeille.

5. Päätösvaihe

Kun päätös uudesta toimitilasta on tehty, jatkuu uuden toimitilan tarkennettu suunnittelu. Uudiskohteissa erilaisten teknisten ratkaisujen ja muuntojoustavuuden myötä yrityksesi voi osallistua ja vaikuttaa tulevien tilojensa työympäristön ja tilankäytön ratkaisuihin.