Tämä tietosuojaseloste kuvaa SRV Yhtiöt Oyj:n yhtiökokoukseen liittyvää henkilötietojen käsittelyä.
Päivitetty 16.2.2024.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
SRV Yhtiöt Oyj,
y-tunnus 1707186-8
PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo
privacy@srv.fi
Puh. 020 145 5200
2. Rekisterin nimi
SRV Yhtiöt Oyj:n yhtiökokousrekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän yhtiökokouksen läpivienti lain mukaisesti.
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan yhtiökokouksen järjestämisen vuoksi välttämättömiin tarkoituksiin, kuten ilmoittautujan henkilöllisyyden varmistamiseksi ja osallistumisoikeuden tarkastamiseksi, kokouksen osallistujaluettelon, ääniluettelon ja mahdollisten äänilippujen laatimiseksi, äänestyksen järjestämiseksi sekä mahdollisten kysymysten ja puheenvuoropyyntöjen hallintaan.
Yhtiökokouksen ilmoittautumisjärjestelmän ja mahdollisen ennakkoäänestyksen ja/tai kokouksen aikaisen äänestyksen ja salikirjanpidon teknisenä toteuttajana toimii Innovatics Oy. Osakasluetteloa ylläpitää Euroclear Finland Oy. Inderes Oyj vastaa yhtiökokouspalvelun kokonaisuudesta. Lisäksi tarvittaessa käytetään myös muita palveluntarjoajia.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluu osakkeenomistajan ja tämän mahdollisen edustajan nimi, henkilötunnus ja/tai y-tunnus, osoite, yhteystiedot, osake- ja äänimäärä, äänestystiedot, tunnistautumistapa, edustusperuste, ilmoittautumispäivä, ja mahdolliset tiedot avustajasta, valtakirjasta, ennakkokysymykset sekä mahdolliset muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot. Kokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen saapumisaika ja poistumisaika. Palvelun teknistä ylläpitoa ja seurantaa varten tallennetaan lisäksi lokitietoja ilmoittautumisesta ja äänestämisestä sekä käyttäjän IP-osoite.
Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman täsmäytyspäivän osakasluettelon, joka sisältää mm. osakkeenomistajan nimen, henkilö-/Y-tunnuksen, osoitteen ja osakemäärän.
Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman tilapäisen osakasluettelon, joka sisältää tiedot yhtiökokoukseen ilmoittautuneista hallintarekisteröidyistä osakkeenomistajista ja heidän osakemäärän.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään tai tämän edustajalta yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Sähköpostin, postin tai puhelimen kautta ilmoittauduttaessa rekisterinpitäjä tai Innovatics Oy syöttää rekisteriin ilmoittautujan henkilötiedot ja mahdolliset ennakkoäänet.
Ilmoittautumisen yhteydessä annettujen henkilötietojen perusteella Innovatics Oy hakee osakkeenomistajan osakemäärän Euroclear Finland Oy:n muodostamasta kokouksen täsmäytyspäivän osakasluettelosta.
Innovatics Oy syöttää rekisteriin tilinhoitajayhteisöjen yhtiökokouksessa edustamien hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeet.
6. Henkilötietojen luovutukset
Rekisterin tietojen pohjalta muodostetaan kokouksen ääniluettelo ja äänestyksen yhteenvedot, jotka liitetään kokouksen pöytäkirjan liitteiksi. Ääniluettelo sisältää osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja/tai avustajan nimen, äänilipun numeron (osallistujanumero), osakemäärän lajeittain, äänimäärän, edustusperusteen ja osallistumistavan.
Yhtiökokouksessa pidetään osakeyhtiölain mukaisesti nähtävillä osakasluettelo, joka sisältää kokouksen täsmäytyspäivän mukaisesti osakkeenomistajien nimen, kunnan ja osake- ja äänimäärän. Luettelo sisältää myös tilapäisesti osakasluettelolle yhtiökokousta varten ilmoittautuneiden hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tiedot.
7. Tietojen siirto kolmansille tahoille ja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja voidaan jakaa niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat yhtiökokouksen järjestämiseen ja tarvitsevat omassa toiminnassaan rekisterin tietoja. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.
Suomalaisiin puhelinnumeroihin tekstiviestit ilmoittautuneille lähetetään suomalaisen palvelun kautta. Ulkomaisiin numeroihin tekstiviestit lähetetään sveitsiläisen palvelun kautta.
Mikäli yhtiökokouksessa tarjotaan osakkeenomistajan oikeus puheoikeuden käyttöön etäyhteydellä, puheoikeus toteutetaan yhdysvaltalaisen palvelun kautta.1 Tällöin palveluntarjoaja käsittelee etäyhteydellä puheoikeutta käyttävän osakkeenomistajan IP-osoitetta ja nimeä.
Muuten henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen perusteet
Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietoon oikeutetuilla henkilöillä.
Sähköinen aineisto säilytetään konesalissa, joka vastaa henkilötietojen käsittelylle asetettuja vaatimuksia. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta palvelimelle on salattu. Pääsy rekisteriin on vain rajoitetulla joukolla rekisterinpitäjän ja alihankkijoiden työntekijöitä, jotka tarvitsevat ja käsittelevät tietoja yhtiökokouksen järjestämiseksi.
9. Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen
Innovatics Oy säilyttää henkilötietoja enintään kaksi vuotta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.
Euroclear Finland Oy säilyttää henkilötietoja enintään neljä kuukautta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.
Yhtiökokouksen pöytäkirja ja siihen liitetty ääniluettelo säilytetään pysyvästi. Se sisältää yhtiökokoukseen osallistuneiden osakkeenomistajien nimet, mahdollisten asiamiesten ja avustajien nimet, osake- ja äänimäärät sekä äänilippujen numerot.
Muut tiedot hävitetään, kun ne eivät enää ole tarpeellisia pöytäkirjan laatimiseksi tai sen oikeellisuuden varmentamiseksi.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietää rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisua, poistamista tai täydentämistä. Mahdolliset pyynnöt osoitetaan kirjallisesti edellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hänellä on käsittelyyn liittyen huomautettavaa. Ohjeet tähän löytyvät Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/