Yhtiön ylin päätäntävalta on yhtiökokouksella, jonka tehtävät ja menettelytavat on määritelty osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä.
Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain ennen toukokuun loppua yhtiön hallituksen tarkemmin määräämänä ajankohtana Espoossa tai Helsingissä. Ylimääräinen yhtiökokous voidaan pitää, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai jos osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 % osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelemistä varten.
Yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvat asiat
Yhtiökokous päättää osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan sille kuuluvista asioista, joita ovat muun muassa:
- tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
- voitonjako
- vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
- hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta sekä heidän palkkionsa
- tilintarkastajien valinta sekä heidän palkkionsa
- yhtiöjärjestyksen muutokset
- osakepääoman muutokseen johtavat päätökset
- omien osakkeiden hankinta ja luovutus.
Hallituskokoonpanoa koskevan ehdotuksen valmistelussa noudatettu tapa
Yhtiön varsinainen yhtiökokous 2020 päätti osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustamisesta. Nimitystoimikunta koostuu neljästä jäsenestä, joista yhtiön kolme suurinta osakkeenomistajaa ovat kukin oikeutettuja nimeämään yhden jäsenen. Yhtiön kulloinenkin hallituksen puheenjohtaja toimii toimikunnan neljäntenä jäsenenä.
Nimitystoimikunnan tehtävänä on toimikunnan työjärjestyksen mukaisesti valmistella hallituksen jäsenten lukumäärää, valintaa ja palkitsemista koskevat ehdotukset yhtiökokoukselle. Hallituksen kokoonpanoa valmistellessaan toimikunta ottaa huomioon hallituksen monimuotoisuuden hallituksen monimuotoisuusperiaatteiden mukaisesti.
Osakkeenomistajien ehdotukset yhtiökokouksen käsiteltäviksi asioiksi
Osakkeenomistajalla on oikeus saada varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi asia, joka osakeyhtiölain mukaan kuuluu yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän kirjallisesti vaatii sitä ilmoittamalla asiasta yhtiön hallitukselle viimeistään 15. tammikuuta tai neljä viikkoa ennen yhtiökokouskutsun toimittamista riippuen siitä, kumpi päivämäärä on myöhemmin.
Ehdotukset pyydetään toimittamaan postitse tai sähköpostilla osoitteeseen investor.relations(a)srv.fi.
Yhtiökokouksen koollekutsuminen ja osallistumisoikeus
Osakkeenomistajat kutsutaan yhtiökokoukseen SRV:n internetsivuilla julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, joka julkaistaan myös pörssitiedotteena. Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen julkaistaan yleensä tammikuun lopulla tai helmikuun alkupuolella.
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on merkittynä osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiön erikseen ilmoittamana yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä. Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon viimeistään yhtiökokouskutsussa ilmoitettuna määräpäivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja voidaan ilmoittaa tilapäisesti merkittäväksi osakasluetteloon yhtiökokoukseen osallistumista varten.
Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Osakkeenomistaja tai asiamies voi käyttää yhtiökokouksessa yhtä avustajaa.
Osakkeenomistajalla, joka on asianmukaisesti ilmoittautunut kokoukseen, on kokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeus. Yhtiöllä on yksi osakesarja, ja kukin osake vastaa yhtä ääntä.
Kokousasiakirjat
Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön internetsivuilla viimeistään 21 päivää ennen kokousta. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön internetsivuilla viimeistään kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Lisäksi yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella.
Yhtiökokousasiakirjoja pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.
Hallintoelinten läsnäolo yhtiökokouksessa
Yhtiökokouksessa ovat läsnä hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja toimitusjohtaja. Hallituksen jäseneksi ehdolla olevan henkilön on oltava läsnä valinnasta päättävässä yhtiökokouksessa.